Como evitar a visita técnica excessiva no outsourcing de impressão

Como evitar a visita técnica excessiva no outsourcing de impressão

Como evitar a visita técnica excessiva, já que a mesma é necessária? Evitar gastos, é sempre uma prioridade, e quando falamos em Outsourcing de impressão, a visita técnica em demasia pode ser um gasto, então como evitar visita técnica excessiva?

O outsourcing de impressão normalmente consiste na terceirização de todos os processos de impressão e processos correlacionados. Desde o aluguel das impressoras, passando pelo reabastecimento de suprimentos e chegando, até mesmo, à assistência técnica ou manutenção.

É claro que isto vai variar de contrato para contrato. É possível que a maior parte das suas relações com os clientes englobem a previsão de visitas técnicas para resolver os problemas que venham aparecer. E é ai que entra a questão de como evitar a visita técnica em excesso.

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Evite a visita técnica em excesso

A grande questão é que esse tipo de visita, se for realizada constantemente, acaba gerando muitos gastos. Afinal, você vai precisar deslocar sua equipe até seu cliente. Gastando as horas de trabalho deles e acumulando outros trabalhos em sua sede ou em outros clientes.

A verdade é que grande parte das visitas técnicas não são realmente necessárias. Pois a situação que gerou o problema seria facilmente resolvida caso os clientes tivessem uma noção mínima de como funcionam as impressoras e de solução básica e mínima de problemas. Além disso, também é verdade que, com uma manutenção preventiva regular, a necessidade de visitas técnicas para corrigir problemas vai diminuir. Visto que as impressoras estarão devidamente vistoriadas e funcionando da maneira devida.

Por fim, pense em gerenciar suas impressoras alocadas com softwares de controle à distância. Continue lendo nosso artigo para saber mais sobre como evitar a visita técnica excessiva.

Como evitar a visita técnica excessiva?

1- Converse com seu cliente – repasse as informações necessárias!

Toda impressora, por mais moderna e independente que seja, precisa de cuidados e de manutenção periódica. Os cuidados devem, é claro, ser compartilhados com seus clientes, para que eles também possam trabalhar de acordo com as recomendações.

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Imprima de acordo com as recomendações

É importante analisar o que diz o fabricante, especialmente com relação às instruções de uso e as condições de conservação dos aparelhos. O uso indevido das impressoras acaba gerando bem mais problemas técnicos. Gerando a necessidade de visitas constantes e aumentando os gastos. Para evitar ao máximo esse tipo de situação, a solução é conversar com seu cliente desde o início do contrato. Para que, deste modo, ele entenda qual é a forma ideal de utilização da impressora.

Deixe bem claro que o uso indevido é um problema não só para você, mas também para ele, que terá custos extras com visitas de correção e ficará com a impressora parada durante esse período. Seu cliente não é expert na sua área.

Por isso, tenha paciência, explique tudo em linguagem simples e se coloque à disposição para tirar todas as dúvidas que podem surgir. Seu cliente precisa ser seu parceiro e tratar as maquinas alocadas na empresa como se fossem dele. Afinal, os custos de visitas técnicas para corrigir erros de mau uso serão dele também.

2-Treine seu cliente – ele pode resolver sozinho problemas simples!

Tenha confiança na capacidade de seu cliente! Muitas vezes visitas técnicas podem ser evitadas quando seu cliente tem uma noção mínima de como as impressoras funcionam. E quando ele sabe corrigir pequenos erros, que surgem corriqueiramente com o uso. Por isso, nossa sugestão é que você ofereça um treinamento básico para a equipe de seu cliente. A fim de que eles sejam capazes de corrigir essas situações mais simples.

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Solucione os problemas!

É claro que esse treinamento precisa ser rápido e direto, para não ocupar muito tempo da rotina de trabalho deles. Mostre as vantagens de saber resolver as pequenas coisas, mostrando a economia de tempo e dinheiro que eles terão se não precisarem constantemente de visitas técnicas.

É claro que existem problemas que são mais complexos e que vão precisar de uma visita de qualquer forma. Todavia, no dia-a-dia do uso das impressoras pequenas questões sempre aparecem, que podem ser resolvidas com facilidade se seu cliente tiver noção de como funciona.

Por exemplo, atolamento de papel ou a troca de cartuchos que já terminaram e estão em estoque. Um treinamento básico já resolve questões que antes seus clientes achariam impossível de resolver sozinhos, ou teriam medo de tentar. E, portanto, ajuda a economizar tempo e dinheiro, tanto seu, quanto dele.

3- Invista na manutenção periódica

Um problema técnico grave normalmente não aparece do nada, mas sim é fruto de algum desgaste de peças ou sobrecarga de componentes. Por isso, é muito importante que você combine visitas para manutenção periódica. Onde seu funcionário enviado precisa se comprometer em fazer uma vistoria geral das impressoras alocadas.

O técnico enviado precisa abrir os aparelhos, conferindo peça por peça e verificando se existe algum componente ou processo que parece estranho ou fora da ordem.

É claro que ele precisa levar peças extras e outros elementos de suprimento para que, caso alguma coisa esteja errada, tudo pode ser substituído com agilidade para que as impressoras voltem ao funcionamento normal. Fazer a manutenção, localizar o erro e voltar só depois para consertar é um problema, pois gasta bem mais tempo e dinheiro, com duas visitas necessárias.

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As manutenções são necessárias, mas não em excesso.

A visita para manutenção periódica diminuí as chances de os aparelhos darem problema no meio do nada, dificultando a produção e a produtividade de seus clientes.

Ter uma máquina parada é imensamente problemático e custoso. Além disso, as visitas de manutenção comprovadamente alongam o ciclo de vida das impressoras, diminuindo as chances de panes gerais, do aparelho queimar ou de outro problema sério acontecer, travando completamente as atividades da empresa na qual ela está alocada.

4- Invista em softwares de manutenção à distância

Hoje no mercado existem softwares modernos que permitem que você faça um gerenciamento mínimo de seu parque de impressoras. Mesmo à distância.

Para que isto seja funcional, seu parque gráfico também precisa ser de primeira linha. Com impressoras que permitam esse contato com esse tipo de programa. Esses softwares acabam sendo um pouco custosos, mas eles trazem excelentes benefícios.

É claro que esse gerenciamento não consegue trazer todos os detalhes de todas as máquinas. Mas trazem detalhes suficientes para que você consiga fazer um levantamento de como está a situação. E depois, bater com as informações repassadas por seus clientes.

Você vai conseguir ver como está a situação e se é realmente necessário fazer uma visita técnica ou se é possível orientar seu cliente por telefone. De acordo com o treinamento já oferecido. Para que eles mesmos resolvam a situação.

Com esse software e esses planos de contra-ataque dos problemas, você consegue diminuir bastante a sua visita técnica. Evitando aquelas que são inúteis, com problemas podem ser resolvidos de forma mais simples. Além disso, esse tipo de programa ajuda a verificar como anda todo seu parque gráfico, te auxiliando a fazer um melhor gerenciamento e alocação de tempo, recursos e pessoas.

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Os softwares são bem vindos!

Portanto, ainda que o valor de contratação desses softwares possa parecer alto, ele será diluído e retornará no dinheiro que você não gastará mais com visitas técnicas excessivas.

Está gostando das dicas de como evitar a visita técnica? Então continue lendo!

Evite a visita técnica excessiva hoje mesmo!

É hora de repensar como funciona seu sistema de visitas técnicas e manutenção periódica. Muitas vezes não nos preocupamos suficiente com a manutenção e só atuamos para resolver os problemas que já apareceram, ao invés de tentarmos evitar o aparecimento de problemas.

A melhor forma de evitar as visitas excessivas é, sem sombra de dúvidas, tendo certeza de que seu sistema de manutenção periódica é funcional. Além de seguir aquilo que foi recomendado pelo fornecedor de suas impressoras e outras máquinas correlatas.

Muito melhor do que simplesmente apagar os incêndios é trabalhar para que eles não aconteçam. Ou, caso aconteçam, não tenham tanta intensidade. Ademais, é sempre bom apostar no treinamento mínimo de seus clientes. Assim eles serão capazes de resolver sozinhos problemas simples e façam uso correto dos equipamentos. Visando aumentar a vida útil de todos eles.

Por fim, um software de manutenção que permita que você veja como está a situação. Mesmo à distância. Pode ser um grande aliado na hora de evitar as visitas técnicas desnecessárias, que eventualmente podem ser tornar custosas e imensamente excessivas.

Essas são algumas maneiras que encontramos de como evitar a visita técnica excessiva, você conhece outras maneiras? Conta para nós!

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