O que eu devo saber sobre o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões: 5 dicas rápidas!

O que eu devo saber sobre o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões: 5 dicas rápidas!

É muito comum que os contratos de outsourcing envolvam também o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões. Por suprimentos podemos entender novos toners e cartuchos para impressão, resmas de papel e peças para substituir aquelas que apresentarem defeito ou que precisarem de manutenção. Muitas vezes o empresário do ramo de outsourcing fica confuso ou em dúvida sobre qual é a melhor forma de fazer o gerenciamento de seu estoque. E também, de que forma fazer o reabastecimento dos suprimentos em parques de impressões já alocados no cliente.

Pode parecer óbvio que é sempre necessário ter peças em estoque e que, para fazer a reposição, é só ir até o cliente e realizar a troca. Mesmo que isso fosse totalmente verdadeiro, já existiram seus problemas e dificuldades e a troca não seria tão simples quanto pensamos. Além disso, sabemos que com um mundo amplamente conectado, onde grande parte das transações se faz online, toda logística de estoque, entrega e alteração pode não ser tão fácil quanto parece. Então, aproveite nosso texto e entenda melhor como funciona o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões.

reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões
Entenda sobre o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões

Como funciona o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões?

Em primeiro lugar, precisamos pensar em gerenciamento de estoque. É claro que é muito mais prático já ter as peças em estoque. Assim, independente de seu cliente estar fisicamente perto ou longe, você já pode realizar o envio no momento que ele requisitar uma alteração. Todavia, ter peças ociosas em estoque é ter capital parado e, além disso, pode significar desperdício no caso de peças pedidas em duplicação, mal pedidas ou que fiquem esquecidas lá, que acabem com validade vencida.

Uma boa solução para este problema é fechar acordos com seus fornecedores, conforme falaremos mais adiante. Dessa forma, você pode comprar apenas as peças que está com necessidade no momento e ainda pode combinar a entrega alocada diretamente no cliente. É claro que, para isso funcionar, é necessária uma boa negociação, que fica mais fácil se você tiver um parque gráfico uniforme. Continue lendo para conferir nossas dicas, que vão abordar sobre esse tema.

Considerando que você tem a situação do fornecimento resolvida e já tem os suprimentos para realizar a alteração, vamos pensar nas duas formas de relacionamento que existe entre outsourcing e cliente, no que diz respeito ao reabastecimento de suprimentos.

O primeiro tipo de relacionamento entre Outsourcing e Cliente

A primeira delas é quando consideramos que os clientes estão próximos e que você pode realizar uma troca alocada. Ainda que este caso pareça simples, a verdade é que ainda existem muitas complexidades. Em primeiro lugar, sua troca alocada precisa ser rápida e ágil, para que a máquina do cliente não fique ociosa por muito tempo, fazendo ele perder dias importantes de trabalho. Por outro lado, não é fácil achar um horário que funcione para as duas empresas, visto que todos temos atividades do dia-a-dia e dificuldades de adicionar novos elementos à nossa já trabalhosa rotina. Por isso, nada de aparecer de surpresa! Combine com seu cliente qual é o melhor horário para visita e tente se adequar da melhor maneira. Juntos vocês serão capazes de chegar a um acordo.

Além disso, tenha certeza de que o caso em questão é um caso de troca e reabastecimento de suprimentos. Muitas vezes os clientes acham que alguma coisa está errada simplesmente porque a impressora não está funcionando da maneira correta, mas nem sempre é porque ela está sem cartucho ou com alguma peça desgastada. O ideal é que você tenha alguém in loco treinado o suficiente para ser capaz de apontar a verdadeira situação. Mas daremos algumas dicas sobre isso posteriormente.

 

reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões relacionamento com seus clientes
Relacione-se com seus clientes!

O segundo tipo de relacionamento entre Outsourcing e Cliente

Na segunda forma de relacionamento, seu cliente está distante. Isso gera impossibilidade de mandar equipe para realizar o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões alocado. Por isso, é muito importante que você tenha confiança de que o cliente tem uma equipe técnica alocada capaz de dizer realmente o que está acontecendo e de fazer uma análise correta do que precisa ser estabelecido, o que nem sempre é óbvio ou que acreditamos ser de primeira.

Além disso, para garantir um bom andamento e boa produtividade de suas máquinas, é importante que você invista em um mecanismo que te permita fazer um gerenciamento à distância. E, não perca o controle com o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões e todos os outros afazeres.

Com esse tipo de software você será capaz de saber, com atualizações constantes, como estão suas impressoras. Por exemplo, se elas estão com algum problema específico, se os níveis de tinta estão mesmo baixos, etc. Esse tipo de controle pode ser um pouco custoso, mas vale a pena para evitar desperdícios. Falaremos mais sobre isso em nossas 5 dicas rápidas. Continue lendo para não perder nada!

5 dicas rápidas!

1) Invista em controle de estoque

Você precisa ter um controle rígido de seu estoque. Lembre-se que o material que está lá é, direta ou indiretamente, dinheiro investido pela sua empresa. Por isso, é importante garantir que ele está sendo muito bem monitorado, mantido em boas condições de armazenamento e que você tem completa ciência daquilo que está disponível. Esse controle é importante em qualquer tamanho de estoque.

reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões controle de estoque
Controle de estoque

Começar monitorando desde o início é mais fácil. Entretanto, caso você tenha perdido o controle, invista alguns dias em fazer um levantamento e controlar o que há em estoque. Sua vida será muito mais fácil depois disso. Além de manter o controle do reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões e não se perder em números. Ainda que você não trabalhe com grandes quantidades em estoque ou faça pedidos que saem direto do seu fornecedor para seu cliente, é preciso que você tenha um sistema que registre tudo. Não só para que você possa fazer uma análise dos relatórios, mas também porque essa é uma ferramenta útil para prestação de contas.

2) Invista em treinamento básico de seus clientes

Não é necessário que seu cliente seja especialista nas impressoras alocadas na empresa. Afinal, ele contratou seus serviços justamente para não precisar se preocupar com isso. Porém, será bem melhor se ele tiver pelo menos alguma ciência de como a impressora funciona. Também de seus principais indicativos de erro e de como lidar com situações de crise.

Na hora de oferecer seu contrato, ofereça também um serviço de treinamento básico de alguns funcionários. Que serão responsáveis por cuidar das impressoras quando necessário. É importante ressaltar o quanto esse cuidado válido e o quanto ele pode ser vantajoso e econômico para seu cliente.

3) Invista em gerenciamento à distância

Como já comentamos, os softwares que permitem gerenciamento à distância são especialmente úteis quando seu cliente estiver geograficamente distante. Mas eles também serão úteis mesmo para os clientes próximos.

Controlando tudo à distância, você economiza em visitas técnicas desnecessárias, em reabastecimento que não tinha demanda e se adianta na hora de atender as demandas de seus clientes. Por que esperar que ele informe o fim do cartucho? Com seu gerenciamento à distância você já está ciente de que ele está acabando e já pode se adiantar fazendo o pedido para seu fornecedor. Assim seu cliente não fica sem impressora nem um dia e sua empresa se torna mais valorosa perante ao cliente.

4) Procure fazer acordos com seus fornecedores para o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões

Costuma ser mais vantajoso financeiramente você manter apenas um estoque mínimo com você. E, para peças menos constantes ou suprimentos em maior quantidade, você negociar um acordo com seus fornecedores. Mediante pagamento de uma pequena taxa mensal, por exemplo, você pode fazer pedidos de materiais com constância e com desconto.

Ainda que possa parecer mais dinheiro, a verdade é que você estará economizando com toda logística de re-entrega (já que você pode mandar entregar direto nos seus clientes). E, não gerando mercadoria em ócio no seu estoque.

5) Tenha um parque gráfico uniforme

Para facilitar sua vida como gestor e facilitar os acordos com seus fornecedores com o reabastecimento dos suprimentos no parque de impressões, invista em um parque gráfico uniforme. O que isso quer dizer? Privilegie ter o mais número de impressoras possível do mesmo fornecedor. Isso diminui os custos pois você não vai precisar negociar com diversos fornecedores. Além de poder ganhar descontos ao comprar em grande quantidade ou com grande frequência no seu fornecedor.

Além disso, o mesmo suprimento poderá ser usado para mais de uma impressora. O que diminuí a problemática de pedidos errados, pois eles poderão ser realocados com facilidade.

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